1Anvendelsesområde

• Denne politik finder anvendelse på enhver behandling af personoplysninger, som Nuuk Rental ApS foretager som dataansvarlig.
• Politikken omfatter oplysninger indsamlet direkte fra den registrerede, oplysninger genereret i forbindelse med lejeforholdet samt oplysninger modtaget fra tredjemand, herunder myndigheder, forsikringsselskaber og formidlere.
• For selskabets kontraktuelle vilkår henvises til lejebetingelserne, der udgør et selvstændigt aftalegrundlag.
• Ved uoverensstemmelse mellem denne politik og et konkret samtykke afgivet af den registrerede har samtykket forrang for den behandling, det omfatter.

2Den dataansvarlige

• Dataansvarlig er Nuuk Rental ApS, Naternaq 9B, 3900 Nuuk, Grønland, CVR-nr. 43601695.
• Henvendelser vedrørende behandling af personoplysninger rettes skriftligt til info@nuukrental.gl med angivelse af "Persondata" i emnefeltet.
• Selskabet er ikke omfattet af en pligt til at udpege en databeskyttelsesrådgiver.
• Telefoniske henvendelser vedrørende den registreredes rettigheder kan ikke behandles, jf. afsnit 16.

3Definitioner

• Personoplysning: enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person.
• Behandling: enhver operation eller række af operationer, som personoplysninger gøres til genstand for, herunder indsamling, registrering, opbevaring, brug, videregivelse og sletning.
• Den dataansvarlige: den, der afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger.
• Databehandler: den, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne og efter dennes instruks.
• Den registrerede: den fysiske person, som personoplysningerne vedrører.
• Lejeforholdet: det samlede aftaleforhold mellem selskabet og den registrerede, herunder reservation, lejekontrakt, lejeperiode og efterfølgende afvikling.

4Retsgrundlag

• Behandlingen sker i overensstemmelse med lov om behandling af personoplysninger (persondataloven), som er sat i kraft for Grønland ved anordning nr. 1238 af 14. oktober 2016 om ikrafttræden for Grønland af lov om behandling af personoplysninger, der trådte i kraft den 1. december 2016.
• Spørgsmålet om anmeldelsespligt for private dataansvarlige er reguleret ved bekendtgørelse nr. 1405 af 29. november 2016 om undtagelse fra pligten til anmeldelse af visse behandlinger, som foretages for private dataansvarlige i Grønland.
• Behandling i forbindelse med bøder, afgifter og henvendelser fra politiet sker inden for rammerne af færdselsloven for Grønland, jf. lov nr. 832 af 18. december 1991 med senere ændringer, herunder lov nr. 497 af 17. juni 2008.
• Opbevaring af regnskabsmateriale, herunder lejekontrakter og fakturaer, sker i medfør af de til enhver tid gældende bogførings- og regnskabsregler.
• Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) finder ikke direkte anvendelse i Grønland, og Grønland anses i forhold til Den Europæiske Union som et tredjeland. Selskabet efterlever ikke desto mindre forordningens grundlæggende principper om lovlighed, rimelighed, gennemsigtighed, formålsbegrænsning, dataminimering og integritet.
• Tilsynet med overholdelsen af persondataloven for Grønland varetages af Datatilsynet.

5Kategorier af personoplysninger

• Almindelige identifikations- og kontaktoplysninger: navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer og fødselsdato.
• Legitimations- og førerbeviskategorier: kørekortnummer, kørekortets udstedelsesdato, gyldighedsperiode og kategorier samt oplysninger fremgået af det fremviste legitimationsdokument, jf. afsnit 7.
• Oplysninger vedrørende lejeforholdet: reservationsnummer, lejeperiode, køretøjskategori, udleverings- og afleveringssted, tilkøbte ydelser, registrerede førere samt skadesoversigt.
• Betalings- og debitoroplysninger: faktureringsadresse, betalingsmetode, transaktionsreference samt oplysninger om restancer. Fuldstændige kortnumre opbevares ikke af selskabet.
• Billed- og videomateriale af køretøjet ved udlevering og aflevering, jf. afsnit 8.
• Køretøjsgenererede oplysninger fra telematikudstyr, jf. afsnit 9.
• Sagsoplysninger vedrørende skader, bøder, forsinket aflevering, misligholdelse og inddrivelse, herunder korrespondance og eventuelle anmeldelser.
• Tekniske oplysninger om brug af hjemmesiden: IP-adresse, browsertype, enhedstype, operativsystem, henvisende side, besøgte sider og tidsstempler, jf. afsnit 14.
• Selskabet indsamler ikke bevidst følsomme personoplysninger. Modtager selskabet sådanne oplysninger uopfordret, slettes de, medmindre de er nødvendige for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

6Formål og behandlingsgrundlag

Behandling foretages alene til nedenstående udtrykkeligt angivne og saglige formål og ikke i videre omfang, end formålet tilsiger.

7Førerbevis og personnummer

• Forud for udlevering af et køretøj skal den registrerede fremvise gyldigt kørekort og gyldig legitimation. Selskabet noterer de oplysninger, der er nødvendige for at kunne dokumentere, at føreren på udleveringstidspunktet opfyldte alders- og kørekortkravet efter lejebetingelserne.
• Fremgår personnummeret af det fremviste kørekort eller legitimationsdokument, eller af oplysninger afgivet af den registrerede ved bestillingen, kan personnummeret indgå i selskabets dokumentation af lejeforholdet.
• Personnummeret anvendes alene til entydig identifikation af den registrerede i tilknytning til lejeforholdet. Personnummeret anvendes ikke til markedsføring, profilering, kreditvurdering eller sammenstilling med andre registre.
• Videregivelse af personnummeret sker alene til offentlige myndigheder, når selskabet er retligt forpligtet hertil.
• Den registrerede kan efter anmodning få oplyst, hvilke identifikationsoplysninger der er registreret.

8Billed- og videodokumentation

• Selskabet foretager foto- eller videooptagelse af køretøjet ved udlevering og ved aflevering. Optagelserne omfatter køretøjets sider, tag, forrude, hjul, kilometerstand, brændstof- eller ladeniveau samt kabinen.
• Formålet er alene at dokumentere køretøjets stand og dermed skadestidspunkt og skadesomfang. Optagelserne anvendes ikke til andre formål.
• Optagelserne kan undtagelsesvis indeholde personoplysninger, såfremt personer eller identificerbare genstande er til stede i billedfeltet. Sådanne oplysninger behandles ikke selvstændigt.
• Optagelserne slettes senest 12 måneder efter afleveringstidspunktet, medmindre de indgår i en verserende skades-, forsikrings- eller inddrivelsessag.
• Den registrerede kan anmode om udlevering af de optagelser, der vedrører den pågældendes lejeforhold. Optagelser vedrørende andre lejeforhold udleveres ikke.

9Telematik og lokalisering

• Dele af selskabets flåde er udstyret med telematikudstyr, der kan registrere køretøjets position, kørte kilometer, brændstof- eller batteriniveau, alarmtilstande og tekniske fejlkoder.
• Oplysningerne behandles alene med henblik på driftsplanlægning og vedligeholdelse, lokalisering af køretøjet ved tyveri, uautoriseret forlængelse af lejeperioden eller nødsituation, dokumentation af overtrædelse af lejebetingelserne samt opgørelse af krav i en konkret sag.
• Selskabet foretager ikke løbende overvågning af den registreredes færden. Positionsoplysninger tilgås alene i de i foregående punkt nævnte situationer, og adgangen er forbeholdt særligt bemyndigede medarbejdere.
• Oplysninger fra telematikudstyret slettes senest 90 dage efter registreringen, medmindre de indgår i en verserende sag.
• Er et køretøj udstyret med telematik, oplyses dette i køretøjet og i lejekontrakten.

10Modtagere og databehandlere

• Databehandlere, der behandler personoplysninger på selskabets vegne og efter dokumenteret instruks: leverandøren af bookingsystemet på hjemmesiden, selskabets betalingsudbyder, selskabets hosting- og IT-leverandører samt leverandøren af statistikværktøjet Google Analytics. Der er indgået databehandleraftale, hvor dette er påkrævet.
• Selvstændigt dataansvarlige modtagere: forsikringsselskaber og værksteder i forbindelse med skadesbehandling, i det omfang videregivelsen er nødvendig for sagens behandling.
• Offentlige myndigheder, herunder politiet, når selskabet er retligt forpligtet til videregivelse, eller når et køretøj er impliceret i en overtrædelse begået i lejeperioden.
• Inkassobureau, advokat eller domstol i forbindelse med inddrivelse eller retlig forfølgning af forfaldne fordringer.
• Erhverver, såfremt hele eller dele af selskabets virksomhed overdrages, fusioneres eller på anden måde overgår til tredjemand.
• Selskabet sælger ikke personoplysninger og stiller dem ikke til rådighed for tredjemands markedsføring.

11Overførsel til tredjelande

• Enkelte af selskabets databehandlere anvender serverkapacitet i Danmark eller i andre lande inden for Den Europæiske Union.
• Anvendelsen af Google Analytics kan indebære, at oplysninger behandles uden for Europa.
• Overførsel til lande uden for Grønland sker alene, hvor modtagerlandet sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, eller hvor der er tilvejebragt fornødne garantier, herunder standardkontraktbestemmelser.
• Den registrerede kan efter skriftlig anmodning få oplyst, i hvilke lande oplysninger vedrørende den pågældendes lejeforhold behandles.

12Opbevaring og sletning

• Opbevaringsperioderne for de enkelte formål fremgår af oversigten i afsnit 6.
• Lejeaftaler, reservationer og fakturaer opbevares i 5 år regnet fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogførings- og regnskabsreglerne.
• Skades- og forsikringssager opbevares indtil sagens endelige afslutning og herefter i 3 år af hensyn til eventuelle efterfølgende krav.
• Billed- og videomateriale slettes efter 12 måneder. Telematikoplysninger slettes efter 90 dage.
• Korrespondance og klagesager slettes efter 2 år regnet fra sidste korrespondance, medmindre materialet indgår i en verserende sag.
• Ved udløb af opbevaringsperioden slettes eller anonymiseres oplysningerne. Anonymiserede oplysninger kan anvendes til statistiske formål.
• Uanset ovenstående kan oplysninger opbevares længere, hvor dette er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, eller hvor opbevaring følger af lovgivningen.

13Behandlingssikkerhed

• Selskabet har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.
• Adgangen til kundeoplysninger er begrænset til medarbejdere, for hvem adgangen er nødvendig af hensyn til varetagelsen af de pågældendes arbejdsopgaver.
• Fysisk materiale opbevares aflåst, og digitale systemer er adgangsbeskyttede og logges.
• Medarbejdere er pålagt tavshedspligt vedrørende oplysninger, de får kendskab til under ansættelsen.
• Konstateres et brud på persondatasikkerheden, der indebærer en risiko for den registrerede, underretter selskabet den registrerede og de relevante myndigheder uden unødig forsinkelse.

14Cookies

• Cookies er små tekstfiler, der placeres på den registreredes terminaludstyr ved besøg på hjemmesiden.
• Nødvendige cookies er en forudsætning for hjemmesidens funktion, herunder bookingfunktionen, og kan ikke fravælges.
• Statistik- og markedsføringscookies anvendes alene på grundlag af samtykke afgivet i hjemmesidens samtykkeløsning.
• Samtykke kan til enhver tid ændres eller tilbagekaldes via samtykkeløsningen på hjemmesiden eller ved sletning af cookies i browseren. Tilbagekaldelse berører ikke lovligheden af behandling foretaget forud herfor.
• Fravalg af cookies kan indebære, at dele af hjemmesidens funktionalitet ikke er tilgængelig.

15Den registreredes rettigheder

• Indsigt: ret til at få oplyst, hvilke oplysninger selskabet behandler om den pågældende, formålet hermed, modtagerkategorier samt at modtage en kopi af oplysningerne.
• Berigtigelse: ret til at få urigtige oplysninger rettet eller suppleret.
• Sletning: ret til at få slettet oplysninger, som selskabet ikke længere har et lovligt grundlag for at behandle.
• Indsigelse: ret til af grunde, der vedrører den pågældendes særlige situation, at gøre indsigelse mod behandling, der foretages på grundlag af den dataansvarliges berettigede interesse.
• Tilbagekaldelse af samtykke: et afgivet samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes. Tilbagekaldelsen berører ikke lovligheden af behandling foretaget forud herfor.
• Begrænsning og dataportabilitet: disse rettigheder følger af databeskyttelsesforordningen og finder ikke direkte anvendelse i Grønland. Selskabet imødekommer ikke desto mindre anmodninger herom, i det omfang det er teknisk og administrativt muligt.
• Rettighederne er ikke absolutte. Selskabet kan afslå en anmodning helt eller delvist, hvor den registreredes interesse i oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private eller offentlige interesser, herunder hvor oplysningerne indgår i en verserende sag, eller hvor selskabet er retligt forpligtet til fortsat opbevaring.

16Udøvelse af rettigheder

• Anmodninger om udøvelse af rettigheder efter afsnit 15 skal fremsættes skriftligt til info@nuukrental.gl med angivelse af "Persondata" i emnefeltet. Telefoniske eller mundtlige anmodninger behandles ikke.
• Anmodningen skal indeholde den registreredes fulde navn, kontaktoplysninger, reservationsnummer eller lejeperiode samt en angivelse af, hvilken rettighed der ønskes udøvet, og hvilke oplysninger anmodningen vedrører.
• Selskabet er berettiget og forpligtet til at kræve dokumentation for anmoderens identitet, før oplysninger udleveres eller ændres. Kan identiteten ikke fastslås med rimelig sikkerhed, afvises anmodningen.
• Anmodninger, der ikke opfylder kravene i de foregående punkter, behandles ikke, før de fornødne oplysninger er modtaget. Fristen i næste punkt regnes fra modtagelsen af en fyldestgørende anmodning.
• Selskabet besvarer anmodningen uden unødig forsinkelse og senest én måned efter modtagelsen. Er anmodningen kompleks, eller er der modtaget flere anmodninger fra samme registrerede, kan fristen forlænges med op til to måneder, hvorom den registrerede underrettes.
• Behandlingen af anmodninger er gebyrfri. Er en anmodning åbenbart grundløs eller overdreven, navnlig som følge af gentagen karakter, kan selskabet afvise anmodningen eller opkræve et rimeligt gebyr til dækning af de administrative omkostninger.

17Klageprocedure

• Er den registrerede uenig i selskabets behandling af personoplysninger eller i selskabets afgørelse af en anmodning efter afsnit 16, kan der indgives klage efter nedenstående procedure.
• Trin 1 — skriftlig klage. Klage indgives skriftligt til info@nuukrental.gl med angivelse af "Klage – persondata" i emnefeltet. Klagen skal indeholde klagerens fulde navn og kontaktoplysninger, reservationsnummer eller lejeperiode, en præcis beskrivelse af det forhold, der klages over, tidspunktet for forholdet samt en angivelse af, hvad klageren ønsker opnået. Dokumentation for klagerens identitet skal vedlægges.
• Klager, der ikke indeholder de nævnte oplysninger, tages ikke under behandling, før de er suppleret. Selskabet anmoder i så fald skriftligt om de manglende oplysninger.
• Trin 2 — fornyet behandling. Er klageren ikke enig i selskabets svar på trin 1, kan der inden 30 kalenderdage fra svarets dato fremsættes skriftlig anmodning om fornyet behandling ved selskabets ledelse. Anmodningen skal angive, hvilke dele af svaret der bestrides, og på hvilket grundlag.
• Sagsbehandlingstid. Selskabet besvarer en fyldestgørende klage på trin 1 inden 30 kalenderdage og en anmodning om fornyet behandling på trin 2 inden yderligere 30 kalenderdage. Sagen anses for verserende, indtil selskabets endelige svar foreligger.
• Klager behandles alene skriftligt. Mundtlige tilkendegivelser fra selskabets medarbejdere udgør ikke en afgørelse og kan ikke påberåbes som sådan.
• Selskabet opfordrer til, at proceduren i dette afsnit anvendes forud for henvendelse til tilsynsmyndigheden, således at forholdet kan søges afklaret direkte mellem parterne.
• Uanset ovenstående kan den registrerede indgive klage til Datatilsynet, der fører tilsyn med overholdelsen af persondataloven for Grønland.

18Ændringer i politikken

• Selskabet forbeholder sig ret til at ændre denne privatlivspolitik som følge af ændringer i behandlingen, i selskabets systemer eller i lovgivningen.
• Den til enhver tid gældende politik er tilgængelig på nuukrental.gl/privatlivspolitik.
• Ved væsentlige ændringer gøres der særskilt opmærksom herpå på hjemmesiden.
• Fortsat brug af selskabets ydelser efter en ændring indebærer, at den registrerede er bekendt med den ændrede politik. Ændringer berører ikke behandling, der forudsætter samtykke, uden at nyt samtykke indhentes.

19Contact Information

• Nuuk Rental ApS, Naternaq 9B, 3900 Nuuk, Grønland
• CVR-nr.: 43601695
• E-mail: info@nuukrental.gl
• Telefon: +299 32 10 60
• Henvendelser vedrørende persondata skal fremsættes skriftligt, jf. afsnit 16 og 17.

20Retsgrundlag og henvisninger

• Anordning nr. 1238 af 14. oktober 2016 om ikrafttræden for Grønland af lov om behandling af personoplysninger — nalunaarutit.gl
• Bekendtgørelse nr. 1405 af 29. november 2016 om undtagelse fra pligten til anmeldelse af visse behandlinger, som foretages for private dataansvarlige i Grønland
• Bekendtgørelse nr. 1403 af 29. november 2016 og bekendtgørelse nr. 1404 af 29. november 2016, der finder anvendelse på den offentlige forvaltning i Grønland og således ikke på Nuuk Rental ApS
• Færdselslov for Grønland, lov nr. 832 af 18. december 1991, med ændringer ved lov nr. 497 af 17. juni 2008
• Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016, der ikke finder direkte anvendelse i Grønland
• Nuuk Rental ApS' lejebetingelser — nuukrental.gl/lejebetingelser